工具清單
上一篇pt.1 心法中有提到，建議大家善用工具，減少腦袋負擔，讓頭腦做更多決策判斷的事，減少專注力消耗。
下面是我曾經用過的工具，大家有興趣都可以試試看，也算是現在比較主流會用到的工具，同時我也分享我自己常用的搭配組合。
系統管理工具1：Jira
系統管理工具2：HubSpot
系統管理工具3：Trello
系統管理工具4：ClickUp
自主管理工具1：紙條
自主管理工具2：Milanote
自主管理工具3：Excel
自主管理工具4：Google Tasks／Apple 提醒事項
介於兩者之間：Notion（不建議沒時間的小白使用，初期有學習成本；如果有串系統當資料庫那就 OK）
Ray 的組合技
我用 HubSpot ＋ 紙條
可能會跌破大家眼鏡，沒錯，我用紙條。容我娓娓道來。
HubSpot 我是用企業版，功能相當豐富，但我不是 HubSpot 的業務，就單純分享我的工作流。
首先，HubSpot 是我的客戶管理系統，我的客戶公司資料、聯絡人、聯繫方式、訪談紀錄、mail 往來、交易紀錄……等等，我全部都用 HubSpot 來管理。因為這些是可以系統化的內容，我這裡指的系統化是必須符合下列條件：
- 可以搜尋資料
- 可以設定專案名稱
- 可以把同一個專案的相關內容歸屬到同一個區域，可能是資料夾、資料庫
- 可以一目瞭然知道現在的進度，陌開中、key man proposal、成交、專案啟動……等等
- 知道每一筆的訂單金額
上面這些都是必要條件，下面是加分項：
- 所有訂單加總的金額、成交月份
- 能計算每個月、季的業績缺口
- 能有專案階層
- 可以記錄每次的訪談狀況
- 可以將 mail 往來，歸屬到同專案中
- 可以以客戶為單位查看不同專案，也可以以專案為單位搜尋客戶
- 可以設定提醒，告訴自己 deadline，以及 deadline 前該完成的事項
以上這些必要與加分項，是系統需要能有的功能。
接下來是紙條的功用。
古人云：心到、眼到、口到、耳到、手到（扯遠了）。
每天一早上班時，第一件事，我會先拿起紙筆，寫下今天一定要完成的三件事，沒做完不下班。
紙條的好處是，自己先想過，接著寫下來，眼睛又看到自己寫的內容，你今天一定忘不了這三件你要做的事。
接下來，當你完成後可以自己在手寫的任務上，畫兩條線槓掉，也是我個人最喜歡的環節。下班時間後，就算你還是覺得事情做不完想加班，潛意識裡，也會明白今天的主線任務已完成，剩下的是支線、是我多做的，能大幅降低心理壓力。
這個紙條功能這麼簡單，為什麼不用電腦、手機做？當然也可以，重點是要記得今天要完成的事，做完時要讓自己明確地知道任務結束。
如果在做大型專案時，重要的事超過三件，你可以把同一屬性的任務歸納在一起，用任務階層的方式寫出中層任務的項目，再列出小任務。
需要這樣做的原因是，如果在公司（居家、一人公司也一樣）上班，一定會有同事／朋友 Slack 你、LINE 你找你聊天，可能今天還有兩場會議，可能老婆／老公敲你問你晚餐回家要吃什麼，同事／客戶來問問題，裝水、大便……有各種各式的突發事件會跳出來阻止你完成任務。寫下來該完成的三件事，就像指北針，不管今天什麼事來煩你吵你，你都清楚知道今天的主線任務，按自己的節奏完成它。
小結
聰明的你，應該也看出這套做法有兩個區塊：系統＋highlight 任務。
這也回到最上面的工具介紹，你可以從中選一個自己喜歡的系統，搭配 highlight 任務的做法，一定能幫助你完成今天的重點任務。如果你是個 Excel 高手、開發端強者、Notion 玩家，也可以依照提到的必要條件及加分項目，設計自己習慣的管理方式。
pt.3 將會分享我自己的時間管理辦法，有興趣的朋友歡迎參考。
※關於設計自己的系統管理計劃，如果大家有興趣，歡迎大家留言，看大家反應我安排時間寫。
※寫文章的當下是2026年，正處於AI元年。如果未來有AI可以完全取代這些工具（有的話也不意外）請不要嘲笑這些骨灰級的工具哈，都是我的血與淚，重要是心法無可取代。